De Adlib Gebruikersgroep

De Adlib gebruikersgroep is de vereniging van de gebruikers van het collectiebeheersysteem Adlib. Met dit pakket kunnen musea, bibliotheken en archieven hun collecties op een efficiënte manier beheren en ontsluiten. De producent is Adlib Information Systems (AIS), een Nederlands softwarebedrijf gevestigd in Maarssen. In 2013 heeft de Zweedse Axiell Group Adlib Information Systems overgenomen. Sindsdien draagt het kantoor in Maarssen de naam Axiell ALM Netherlands. De letters ALM staan voor Archives, Libraries & Museums.

De Adlib-gebruikersgroep is voortgekomen uit de informele Adlib Gebruikersgroep Benelux, die sinds 1985 de belangen van gebruikers van het programma Adlib vertegenwoordigde. Sinds 4 april 2001 is de gebruikersgroep een officiële vereniging. Tijdens de vergadering van 7 juni 2001 is het eerste bestuur gekozen.

Iedere organisatie kan lid worden van de nieuwe gebruikersgroep. Kosten hiervan bedragen 75 euro per kalenderjaar.

Secretariaat Adlib gebruikersgroep Penningmeester Adlib gebruikersgroep
Esmee Heil
Amsterdam Museum
Nieuwezijds Voorburgwal 359
1012 RM Amsterdam
Tel: +31 20 5231 845
E-mail: secretaris@adlibug.nl
Martin Beekhuis
Waterhoenhof 12
5672VH Nuenen
Tel.: +31 (0)40 2906195
E-mail: penningmeester@adlibug.nl
IBAN : NL07 INGB 0007 4128 28
BIC: INGBNL2A
  • Belangenbehartiging van de leden bij Axiell ALM Netherlands
  • Informatie- en kennisuitwisseling tussen de leden
    • door middel van een website met informatie over Adlib
    • door het versturen van nieuwsbrieven
  • Organiseren van bijeenkomsten
    • ledenvergaderingen
    • gebruikersdagen
    • workshops
  • Stimuleren van het ontstaan van werkgroepen
    • over diverse onderwerpen
    • voor gebruikers van de verschillende applicaties (museum, archief, bibliotheek)

1. De Vereniging

De Vereniging ‘Adlib Gebruikersgroep’ wordt in dit Huishoudelijk Reglement aangeduid als ‘de Vereniging’. Informatie omtrent de Vereniging wordt beschikbaar gesteld op de Website van de Vereniging: www.adlibug.nl. De Algemene Ledenvergadering stelt het beleid van de Adlib Gebruikersgroep vast.

2. De Vereniging als rechtspersoon

De Vereniging is bij de Kamer van Koophandel in Amsterdam geregistreerd onder nummer 34155140.

3. Beschikbaarheid van Statuten en Huishoudelijk Reglement

Statuten en Huishoudelijk Reglement zijn beschikbaar op de website van de Vereniging en kunnen tevens op aanvraag worden toegestuurd aan leden, bij voorkeur per e-mail.

4. Doel van het Huishoudelijk Reglement

Het doel van het Huishoudelijk Reglement is het nader preciseren van artikelen uit de statuten en het aangeven van rechten en plichten van de leden en bestuursleden.

5. Wijzigingen

Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement kunnen slechts worden aangebracht door een besluit van de Algemene Ledenvergadering. De wijziging dient 8 dagen voor de vergadering beschikbaar te zijn voor leden.

6. Communicatie

Correspondentie en rapportage verloopt binnen de Vereniging bij voorkeur per e-mail. Waar in dit Huishoudelijk Reglement ‘schriftelijk’ staat, wordt tevens en in eerste instantie ‘per e-mail’ bedoeld.

7. Lidmaatschap

De looptijd van het lidmaatschap is minimaal één jaar tot wederopzegging. Het verenigingsjaar loopt van 1 januari t/m 31 december. Inschrijven bij de Vereniging en opzeggen van het lidmaatschap geschiedt per e-mail of schriftelijk bij de Secretaris. Inschrijving en opzegging zijn pas van kracht na bevestiging door het bestuur. De contributie bedraagt 75 Euro per instelling per verenigingsjaar. Indien een instelling zich aanmeldt na 1 juli van het lopende jaar, bedraagt de contributie 25 Euro voor het resterende halfjaar. Na 1 november is men voor het lopende jaar geen contributie meer verschuldigd. Betaling geschiedt dan vanaf 1 januari daaropvolgend. Eventuele wijzigingen in de hoogte van de contributie worden vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering. Per instelling heeft één persoon gratis toegang tot de Algemene Ledenvergadering. Indien meer personen van eenzelfde instelling vergaderingen willen bezoeken, kunnen kosten in rekening worden gebracht. Bij stemmingen heeft ieder lid van de Vereniging één stem, ongeacht het aantal aanwezige personen van die instelling. Opzegging van het lidmaatschap dient minimaal 1 maand voor aanvang van het verenigingsjaar te geschieden, dat wil zeggen vóór 1 december van het lopende jaar. Door de Vereniging georganiseerde activiteiten kunnen extra kosten met zich meebrengen. De ledenlijst van de Vereniging is gedeponeerd bij de Secretaris en wordt jaarlijks toegestuurd aan leden.

8. Bestuur

Het bestuur bestaat uit vijf leden, te weten Voorzitter, Secretaris, Penningmeester en twee algemene leden. Bestuursleden worden gekozen voor een periode van drie jaar. Verkiezingen vinden plaats tijdens een Algemene Ledenvergadering. Namen van door leden voor te dragen bestuursleden dienen voor de Algemene Ledenvergadering bekend te zijn bij het bestuur. Bestuursleden mogen onbeperkt worden herkozen. Binnen het bestuur worden besluiten genomen met een meerderheid van stemmen. Het bestuur kan taken delegeren aan derden.

9. Werkgroepen

Het bestuur onderhoudt contacten met eventuele werkgroepen.

10. Aansprakelijkheid

In geen geval zijn leden persoonlijk aansprakelijk voor de verbintenissen van de Vereniging.

11. Slotbepalingen

In gevallen waarin het Huishoudelijk Reglement niet voorziet beslist het bestuur. Zo nodig worden de leden van de Adlib Gebruikersgroep op de in Artikel 6 aangegeven wijze over genomen beslissingen geïnformeerd. Opheffing of wijziging van dit Huishoudelijk Reglement kan slechts geschieden conform het gestelde in Artikel 18.2 van de Statuten. Geldigheid van het Huishoudelijk Reglement vervalt wanneer de Adlib Gebruikersgroep ophoudt te bestaan of als de statuten veranderen.

De Adlib gebruikersgroep hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens, respecteert uw privacy en houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (General Data Protection Regulation).

Dit betekent dat wij:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, waarbij dit doel en het type persoonsgegevens beschreven zijn in deze privacyverklaring;
  • slechts die persoonsgegevens verzamelen die nodig zijn in het kader van specifiek vooraf gedefinieerde doeleinden;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiligen van uw persoonsgegevens te waarborgen;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, dat wij u op die rechten zullen wijzen en deze zullen respecteren.

Als bestuur van de Adlib gebruikersgroep zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u vragen heeft over ons privacybeleid dan neemt u best contact met ons op via secretaris@adlibug.nl.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door de Adlib gebruikersgroep verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • hernieuwing van het lidmaatschap.

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verzamelen: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen en zullen deze nooit aan derden doorgeven.

Bewaartermijn

De Adlib gebruikersgroep bewaart persoonsgegevens tot maximum 5 jaar na het laatste gebruik en niet langer dan noodzakelijk voor het beoogde doel van de verwerking.

Beveiliging van de gegevens

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • het bestuur is geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen. Hiervoor neemt u contact met ons op via secretaris@adlibug.nl.

U kunt bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers.

U heeft het recht om de door u verstrekte gegevens te laten overdragen aan uzelf of een door u gemachtigd persoon. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Als u een klacht zou hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacycommissie, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Bestuur

Jeroen De Meester

Voorzitter

Digitaal strateeg @ Musea & Erfgoed Antwerpen

Esmee Heil

Secretaris

Medewerker E-Collectie
@
Amsterdam Museum

Martin Beekhuis

Penningmeester

Annemarie Simon-de Jong

Penningmeester
Collectiebeheerder @ Belasting & Douane museum

Rolf Blijleven

Bestuurslid

freelancer IT-diensten voor musea

Wouter De Voogd

Bestuurslid
Senior Functional Manager @ Stedelijk Museum en Van Gogh Museum, Amsterdam

Soetkin Vanhauwaert

Bestuurslid

Assistent Conservator @ KU Leuven

Herms Lunenborg

Bestuurslid

Bibliothecaris @ Nederlands Openluchtmuseum, Arnhem

Responses

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

+

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.